It-skyddsrond
Enligt Arbetsmiljölagen har arbetsgivaren huvudansvaret för arbetsmiljön. I det ansvaret ingår också ansvaret för de arbetsuppgifter som är kopplade till de digitala verktygen och nödvändiga stödsystem. Det arbetsmiljöarbete som arbetsgivaren ska bedriva ska vara förebyggande och förhindra att ohälsa som beror på arbetet uppstår.
Arbetsgivarens arbetsmiljöarbete ska bedrivas systematiskt det vill säga regelbundet och med årliga avstämningar. Det systematiska arbetsmiljöarbetet ska ingå som en naturlig del i den dagliga verksamheten. It-arbetsmiljön ska vara en självklar del i detta arbete. I det systematiska arbetsmiljöarbetet ingår bland annat att genomföra skyddsronder, även it-skyddsronder. Upptäckta risker eller problem ska arbetsgivaren hantera på lämpligt sätt, precis som med andra arbetsmiljöfrågor, genom åtgärder i verksamheten eller särskilda arbetsmiljöåtgärder.
En bra it-arbetsmiljö med, för verksamheten lämpliga system anpassade till användarna, är viktigt för att åstadkomma förutsättningarna för en effektiv verksamhet och ett bra och hållbart arbetsliv för de anställda. Det är både en verksamhets- och en arbetsmiljöfråga.
Det kan vara motiverat att ta it-frågorna vid ett separat tillfälle, så att skyddsronden inte blir övermäktig.
Frågorna i detta dokument är förslag som är anpassade till högskolesektorn och tänkta att användas som en enkät för en hel eller en begränsad del av en arbetsplats. Frågorna ska ses som en bas som kan kompletteras utifrån lokala behov.
Vissa av frågorna kan också användas vid medarbetar-/utvecklingssamtal där man tar upp frågan från det egna perspektivet. Förslag på dessa frågor är markerade med asterisk*.
Förslag på frågor att ställa:
- Finns det rutiner för att ta reda på hur lärare/forskare/övrig administrativ personal uppfattar sin digitala arbetsmiljö?
- Finns alla system som behövs?*
- Är systemen lätta att använda?*
- Är systemen överskådliga?*
- Löser systemen den uppgift de är avsedda att lösa?
- Fungerar kommunikationen mellan olika relevanta system, t ex snabbhet och antal inloggningar?
- Finns det för många system/kan något tas bort?*
- Finns all programvara som behövs?*
- Löser programvarorna den uppgift de är avsedda att lösa?
- Fungerar nätverken som de ska?
- Finns det bra manualer/guidning för hur de digitala systemen fungerar?*
- Finns det bra manualer/guidning för hur programvarorna fungerar?*
- Finns uppgifter om vem som kontaktas vid avbrott/störningar i systemen?*
- Är det lätt att nå supporten när problem uppstår?*
- Finns det tillräcklig support när problem uppstår?*
- Kan supporten avhjälpa de problem som uppstår?*
- Finns tillräcklig utrustning (dator mm) för utförande av arbetsuppgifter?*
- Finns det uppdaterade virusprogram på alla datorer?
- Sker regelbunden och automatisk säkerhetskopiering av dokument?
- Finns det rutiner för att ta reda på om/i vilken omfattning lärare/forskare/övrig administrativ personal upplever stress vid användning av nödvändiga digitala verktyg och stödsystem?
- Finns tillräcklig utbildning för att kunna hantera nödvändiga it-system?*
- Finns tillräcklig utbildning för att kunna hantera nödvändiga programvaror?*
- Finns tillräcklig utbildning för att hantera den kringutrustning som finns, exempelvis?*
- Finns möjlighet att genomgå utbildning på dessa områden inom ramen för arbetstiden?*
- Finns tid avsatt för att lära sig tillämpa/arbeta i nya system?*
- Lämnas information inför förändringar/byte av system och programvaror?*
- Finns checklista eller skriftliga rutiner vid införande av nya it-system/ programvaror?*
- Finns uppgifter om vem som kontaktas vid allmänna problem i den digitala arbetsmiljön?*
- Har den totala arbetsmängden ökat som resultat av införande av digitala system?*
- Har de administrativa arbetsuppgifterna, kopplade till de digitala systemen, ökat?*
- Upplever användarna stress vid användning av de digitala verktygen?*
- Är den digitala arbetsmiljö en fråga som tas upp vid de årliga utvecklingssamtalen?
- Är den digitala arbetsmiljön en återkommande punkt på arbetsplatsträffar/liknande möten?