Aktivitetsbaserade kontor

Kontorslandskap är idag den vanligaste formen av kontor. Trenden är att även högskolesektorn går mot mer öppna kontorslösningar för alla sina anställda.

Varför öppna kontor?

Genom nya aktivitetsbaserade kontorsmiljöer och flexibla arbetssätt förväntas arbetstagarna bli mer innovativa och problemlösande. Det antas även att det skal leda till ökat välbefinnande hos den anställde.

Den tekniska utvecklingen möjliggör att vi i dag kan arbeta från olika platser och planera vår arbetstid på andra sett än tidigare. Det leder till en minskad beläggning på kontoren. Arbetsgivare ser därför över och vill optimera kontorsytan för att kunna göra besparingar. I ett kontorslandskap finns det plats för ca 70-75 procent av de anställda samtidigt.

Kontorstyper

De vanligaste formerna av kontorstyper är cellkontor (eget eller delat rum för 1-3 personer) samt olika typer av öppna kontor som kontorslandskap eller aktivitetsbaserade arbetsplatser. Den stora skillnaden mellan aktivitetsbaserade arbetsplatser och kontorslandskap är att man i kontorslandskap har en bestämd arbetsplats. Den aktivitetsbaserade arbetsplatsen består av ett antal zoner eller rum för att kunna passa olika typer av arbete som genomförs under dagen.

För att de aktivitetsbaserade arbetsplatserna ska fungera bäst är tanken att man ska skifta mellan olika arbetsmiljöer under arbetsdagen. Arbetsmiljöerna ska möta de anställdas behov av olika rum till exempel tysta rum. Även rum för avkoppling och återhämtning är viktiga.

Öppna kontor och arbetsmiljö

Det finns inte mycket forskning på hur öppna kontorslösningar påverkar de anställdas hälsa, arbetstrivsel eller prestation. Den forskning som finns visar ofta att den upplevda hälsan, arbetstrivseln och prestationen är sämre i kontorslandskap än i traditionella cellkontoren. Hög ljudnivå påverkar minnet negativt och leder till ökad trötthet och lägre motivation och prestation. Givetvis beror det även på hur de öppna kontoren är utformade samt om de är stora eller små.

Öppna kontor är inte anpassade till koncentrationskrävande arbetsuppgifter, där du behöver fokusera under längre stunder. En forskningsstudie från Stockholms universitet visar på att både minnet och prestationsförmågan vid koncentrationskrävande arbetsuppgifter blir sämre i kontorslandskap. Har du koncentrationskrävande arbetsuppgifter så är encellskontoren den bästa arbetsplatsen.

Förberedelserna A och O

För att lyckas med en flytt till öppna kontor som möjliggör ett flexibilitet arbetssätt krävs det att man redan i planeringsstadiet arbetar med att skapa bra förutsättningar för en bra arbetsmiljö.

Ta hjälp av arbetsmiljöombud och involvera medarbetare på ett tidigt stadium av planeringen. Diskutera vilka behov som finns i verksamheten. Behoven kan se olika ut beroende på vilka arbetsuppgifter medarbetarna har.

Viktigt att arbeta med att få en bra arbetsmiljö

• Jobba med att skapa olika rum utifrån vilka behov som finns, glöm ej rum för rekreation och återhämtning.
• Ljud kan sprida sig över stora ytor om man inte jobbar med akustiken i de öppna kontoren. Använd olika ljudabsorberande material som textil och akustikplattor för att minska störande ljud. Regler för störande ljud kan behöva införas till exempel att ljudet på mobiltelefoner ska vara avstängda.
• Ljuset är även det viktigt att ägna en tanke åt när man möblerar och bygger öppna kontor. Att kunna ha närhet till fönster och utsikt är kopplat till bättre prestation.

Lästips

Saco - Arbetsmiljö och utformning av aktivitetsbaserade kontor

Karlstad universitet, Hanne Berthelsen, Tuija Muhonen och Susanna Toivanen - Vad händer med arbetsmiljön när man inför aktivitetsbaserade kontor inom akademin?

Arbetsmiljöverket - rapport 2018:1
Gränslöst arbete En forskarantologi om arbetsmiljöutmaningar i anknytning till ett gränslöst arbetsliv